Política de Tratamiento de Datos Personales
Esta Política establece cómo QuinConnection recolecta, utiliza, protege, conserva y gestiona los datos personales, así como los derechos de sus titulares y los mecanismos disponibles para ejercerlos.
Responsable del Tratamiento
El Responsable del Tratamiento de los datos personales es Sara Quinchia Hernández, actuando bajo el nombre comercial QuinConnection.
QuinConnection desarrolla actualmente su operación principal desde Medellín, Antioquia, Colombia, y dispone del correo privacy@quinconnection.com como canal especializado para asuntos relacionados con privacidad y protección de datos personales.
Objeto y alcance
La presente Política establece las reglas aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, consulta, actualización, circulación, transmisión, transferencia, conservación, restricción y supresión de los datos personales tratados por QuinConnection.
Aplica a la información obtenida mediante quinconnection.com, formularios, correo electrónico, canales de mensajería, reuniones, plataformas de agenda, relaciones comerciales, prestación de servicios, herramientas tecnológicas y demás canales legítimamente utilizados por QuinConnection.
Esta Política comprende tratamientos realizados mediante procedimientos manuales, digitales y automatizados.
Definiciones esenciales
Para efectos de esta Política se aplicarán las definiciones establecidas en la legislación colombiana sobre protección de datos personales.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Responsable del Tratamiento: persona que decide sobre la base de datos o sobre el tratamiento realizado.
- Encargado del Tratamiento: persona que realiza tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.
- Transmisión: tratamiento realizado por un Encargado por cuenta del Responsable.
- Transferencia: comunicación de datos a otro Responsable que decide sobre su tratamiento.
Principios aplicables al tratamiento
QuinConnection tratará los datos personales bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
La información será utilizada para finalidades legítimas e informadas, se solicitarán únicamente los datos razonablemente necesarios, su acceso será restringido a quienes deban intervenir legítimamente en el tratamiento y se implementarán medidas razonables para protegerla.
Categorías de datos personales tratados
Dependiendo de la relación que el Titular mantenga con QuinConnection, podrán tratarse las siguientes categorías:
- Datos de identificación básica, como nombre.
- Datos de contacto, como correo electrónico, número telefónico o WhatsApp.
- Información profesional o comercial, como empresa, marca o cargo cuando resulte pertinente.
- Información sobre necesidades, procesos, herramientas, problemas operativos, objetivos o servicios de interés.
- Preferencias de contacto y momento estimado de inicio.
- Información relacionada con propuestas, cotizaciones, reuniones y relaciones precontractuales, contractuales o comerciales.
- Registros de autorizaciones, consentimientos, revocaciones y solicitudes relacionadas con privacidad.
- Información técnica estrictamente necesaria para seguridad, operación o cumplimiento cuando sea efectivamente generada por las herramientas utilizadas.
Fuentes y canales de obtención
Los datos se obtendrán principalmente directamente del Titular cuando este los proporcione voluntariamente a través de los canales habilitados por QuinConnection.
Estos canales pueden incluir formularios disponibles en quinconnection.com, correo electrónico, WhatsApp, plataformas de agenda, reuniones, videollamadas, relaciones comerciales y solicitudes relacionadas con privacidad.
También podrán recibirse datos de terceros cuando estos estén legítimamente autorizados para suministrarlos o exista otro supuesto jurídicamente procedente.
El hecho de que determinada información se encuentre accesible en internet no será interpretado como una autorización general para recolectarla, perfilar personas o utilizarla indiscriminadamente.
Finalidades del Tratamiento
Atención de solicitudes y contacto
- recibir, analizar y responder consultas o solicitudes;
- comunicarse con el Titular mediante el canal correspondiente;
- comprender su contexto, necesidades o situación operativa;
- proporcionar orientación inicial sobre servicios o posibles soluciones.
Gestión precontractual, contractual y comercial
- preparar propuestas, cotizaciones o alcances de servicio;
- gestionar reuniones, negociaciones y conversaciones;
- administrar relaciones con clientes, prospectos, aliados y proveedores;
- prestar servicios y proporcionar soporte;
- mantener documentación razonablemente necesaria de dichas relaciones.
Gestión operativa y administrativa
- organizar información en herramientas internas o CRM;
- mantener registros necesarios para funcionamiento, seguridad y continuidad;
- gestionar proveedores tecnológicos;
- prevenir usos indebidos, incidentes o afectaciones a los sistemas.
Cumplimiento y protección de derechos
- cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales, fiscales o administrativas;
- atender solicitudes relacionadas con protección de datos;
- conservar evidencia de autorizaciones, revocaciones y actuaciones realizadas;
- atender requerimientos de autoridades;
- ejercer o defender derechos.
Marketing y comunicaciones comerciales
Cuando exista la autorización correspondiente, QuinConnection podrá enviar novedades, contenidos, invitaciones, promociones e información sobre sus servicios.
Autorización y prueba del consentimiento
Cuando la autorización sea legalmente necesaria, QuinConnection la solicitará a más tardar al momento de la recolección de los datos, de forma previa, expresa e informada.
La autorización podrá manifestarse mediante medios escritos, electrónicos, digitales, orales o mediante conductas inequívocas que permitan establecer razonablemente la voluntad del Titular.
El silencio, la inacción o las casillas previamente seleccionadas no serán considerados autorización válida.
La aceptación de esta Política no reemplaza por sí sola la autorización requerida para un tratamiento concreto.
QuinConnection conservará evidencia suficiente para establecer, cuando corresponda, quién autorizó, cuándo, mediante qué mecanismo, qué finalidades fueron informadas y qué versión del texto de autorización y de la Política se encontraba vigente.
Casos en los que no se requiere autorización
La autorización no será necesaria únicamente en los casos expresamente previstos por la legislación aplicable.
La existencia de una excepción no elimina los demás principios, obligaciones ni garantías de protección de datos personales.
QuinConnection documentará internamente el fundamento correspondiente cuando un tratamiento no dependa de la autorización del Titular.
Datos sensibles
QuinConnection no solicita ni busca recolectar de forma ordinaria datos personales sensibles para la prestación de sus servicios o la atención de solicitudes comerciales.
Se solicita a los usuarios abstenerse de suministrar este tipo de información mediante formularios, campos abiertos, mensajes, archivos o canales de comunicación cuando no resulte necesaria.
Cuando excepcionalmente resulte necesario tratar datos sensibles, QuinConnection verificará previamente su procedencia jurídica, informará la finalidad específica y, cuando corresponda, solicitará autorización explícita.
QuinConnection no condicionará injustificadamente el acceso a servicios ordinarios al suministro de datos sensibles que no resulten necesarios.
Datos de niños, niñas y adolescentes
Los servicios de QuinConnection no están dirigidos específicamente a personas menores de dieciocho (18) años y QuinConnection no busca recolectar intencionalmente sus datos personales mediante sus canales ordinarios.
Si se identifica información de un menor cuya conservación no esté justificada por una finalidad legítima, QuinConnection evaluará las medidas apropiadas para restringirla o eliminarla.
Cuando excepcionalmente resulte necesario tratar datos de menores, se aplicará un estándar reforzado de protección, respetando su interés superior, derechos fundamentales y derecho a ser escuchado de acuerdo con su madurez y capacidad de comprensión.
Derechos de los Titulares
Los Titulares podrán, en los términos de la legislación aplicable:
- conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos;
- solicitar prueba de la autorización cuando corresponda;
- ser informados sobre el uso dado a sus datos;
- formular consultas y reclamos;
- solicitar la supresión de información cuando proceda;
- revocar autorizaciones cuando sea jurídicamente posible;
- acceder gratuitamente a sus datos en los términos legales;
- presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente ante QuinConnection cuando dicho requisito sea aplicable.
Persona responsable de la gestión de privacidad
Mientras QuinConnection opere bajo la responsabilidad directa de Sara Quinchia Hernández, ella coordinará la aplicación de esta Política y la gestión de solicitudes relacionadas con privacidad.
El canal oficial principal será:
QuinConnection podrá habilitar adicionalmente formularios u otros mecanismos electrónicos para facilitar el ejercicio de derechos y conservar evidencia de su recepción y trámite.
Procedimiento para ejercer los derechos
El Titular, sus causahabientes, representantes, apoderados o las personas legalmente legitimadas podrán presentar consultas o reclamos relacionados con sus datos personales.
La solicitud deberá contener información suficiente para identificar al Titular y describir claramente lo solicitado. QuinConnection podrá requerir únicamente la información adicional razonablemente necesaria para verificar identidad o legitimación.
Consultas
Las consultas serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.
Cuando no resulte posible atenderlas dentro de ese término, QuinConnection informará al interesado las razones de la demora y la nueva fecha de respuesta. El término adicional no podrá superar cinco (5) días hábiles.
Reclamos
Las solicitudes relacionadas con corrección, actualización, rectificación, supresión, revocación o posible incumplimiento se tramitarán como reclamos.
Cuando un reclamo esté incompleto, QuinConnection podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que complete la información necesaria.
Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se aporte la información solicitada, se entenderá desistido el reclamo.
Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, deberá trasladarlo a quien corresponda dentro de un máximo de dos (2) días hábiles e informar al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo se incorporará, cuando corresponda, la indicación “reclamo en trámite” dentro de un término máximo de dos días hábiles y se mantendrá hasta la decisión.
El reclamo será atendido dentro de un máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción completa.
Cuando no resulte posible resolverlo dentro del término inicial, se informarán las razones y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
Revocación de autorización y supresión
El Titular podrá solicitar la revocación de una autorización o la supresión de sus datos cuando resulte jurídicamente procedente.
Estas solicitudes no implicarán necesariamente la eliminación inmediata de toda información cuando exista una obligación legal o contractual de conservarla o cuando resulte necesario mantener evidencia para acreditar autorizaciones, actuaciones, responsabilidades o defender derechos.
En esos casos, la información será restringida a las finalidades que justifiquen su conservación y no será reutilizada para propósitos incompatibles.
Tratamientos manuales y automatizados
Los datos podrán ser tratados mediante procedimientos manuales y mediante sistemas informáticos, formularios, correo electrónico, CRM, automatizaciones y demás herramientas tecnológicas legítimamente adoptadas por QuinConnection.
La incorporación de una nueva tecnología no ampliará automáticamente las finalidades informadas al Titular.
Cuando una herramienta modifique materialmente el tratamiento realizado, QuinConnection efectuará una revisión previa de privacidad y actualizará las políticas, avisos, autorizaciones y registros que correspondan.
Proveedores y Encargados del Tratamiento
QuinConnection podrá utilizar proveedores relacionados con alojamiento web, correo electrónico, formularios, infraestructura, agenda, CRM, automatización, comunicaciones y otras funciones necesarias para su operación.
Cuando un proveedor trate datos personales por cuenta y bajo las instrucciones de QuinConnection, será gestionado como Encargado del Tratamiento cuando jurídicamente corresponda.
QuinConnection evaluará razonablemente las condiciones de privacidad, confidencialidad y seguridad de los proveedores que intervengan en tratamientos de datos y establecerá las condiciones contractuales aplicables cuando resulten necesarias.
Actualmente pueden intervenir, dependiendo del canal utilizado, servicios como Hostinger para infraestructura y correo; WordPress y Fluent Forms para la operación del sitio y formularios; Calendly para solicitudes de agenda; y WhatsApp/Meta cuando el Titular elija dicho canal.
La incorporación futura de CRM, marketing, automatización, inteligencia artificial u otras plataformas estará sometida a revisión previa.
Transmisiones y transferencias
Cuando un proveedor trate información por cuenta y bajo las instrucciones de QuinConnection podrá existir una transmisión nacional o internacional, según corresponda.
Cuando los datos sean comunicados a un tercero que determine de manera independiente las finalidades y medios del tratamiento, QuinConnection analizará si existe una transferencia de datos y verificará las condiciones jurídicas aplicables.
Cuando exista tratamiento fuera de Colombia, QuinConnection evaluará previamente la naturaleza de la operación, proveedor, países relevantes, medidas contractuales, seguridad y demás garantías aplicables.
Servicios y enlaces de terceros
El sitio y los canales de QuinConnection pueden contener enlaces o accesos a servicios prestados por terceros.
Cuando el Titular decida utilizar voluntariamente una plataforma externa, el tratamiento realizado independientemente por dicho tercero estará sujeto también a sus términos y políticas.
Esta circunstancia no elimina las responsabilidades que correspondan a QuinConnection respecto de los datos que trate directamente o mediante Encargados.
Seguridad de la información
QuinConnection adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizativas razonables y proporcionales para proteger los datos personales frente a pérdida, adulteración, acceso, consulta, uso o divulgación no autorizada o fraudulenta.
Estas medidas podrán incluir gestión de credenciales, restricciones de acceso, actualización de sistemas, copias de seguridad, controles de permisos, protección de cuentas, evaluación de proveedores y revisión periódica de herramientas.
Las medidas serán revisadas conforme evolucionen los riesgos, la operación de QuinConnection y las tecnologías utilizadas.
Incidentes de seguridad
Cuando QuinConnection tenga conocimiento de un incidente que pueda comprometer datos personales, evaluará su alcance, adoptará medidas razonables de contención y corrección y conservará evidencia de las actuaciones realizadas.
Asimismo, realizará las comunicaciones o reportes a autoridades o Titulares que resulten legalmente exigibles según la naturaleza del incidente.
Conservación, retención y eliminación
Los datos serán tratados únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades correspondientes y las obligaciones administrativas, contables, fiscales, contractuales, jurídicas o probatorias aplicables.
Cuando la información deje de ser necesaria y no exista una obligación que justifique su conservación, será suprimida, anonimizada o sometida a restricciones de uso según corresponda.
| Información | Criterio ordinario de conservación |
|---|---|
| Contactos y prospectos no convertidos | Hasta 24 meses desde la última interacción sustantiva, salvo solicitud previa de supresión o justificación legítima de otro período. |
| Marketing autorizado | Mientras permanezca vigente la autorización. Los contactos sin interacción durante 24 meses serán objeto de revisión. |
| Clientes y relaciones comerciales | Durante la relación y posteriormente durante los períodos legales, fiscales, contables, contractuales o probatorios correspondientes. |
| Proveedores y aliados | Durante la relación y el período posteriormente necesario para obligaciones contractuales, fiscales, contables o probatorias. |
| Consentimientos, revocaciones y solicitudes de privacidad | Durante el tratamiento relacionado y por el tiempo posteriormente necesario para demostrar cumplimiento o atender responsabilidades. |
Cierre de relaciones con clientes
La terminación de una relación comercial no implica automáticamente la eliminación de todos los registros ni autoriza su conservación indefinida.
Al cerrar una relación, QuinConnection revisará la documentación contractual y económica, comprobantes, entregables, comunicaciones relevantes, archivos operativos, accesos, credenciales, autorizaciones e información de marketing.
Las credenciales o accesos que ya no resulten necesarios serán revocados, eliminados o transferidos de forma apropiada.
Los registros conservados por obligaciones legales, fiscales, contables, contractuales o probatorias no serán reutilizados para finalidades incompatibles.
Cookies y tecnologías similares
QuinConnection procura utilizar únicamente las tecnologías necesarias para el funcionamiento, seguridad y prestación adecuada de sus servicios digitales.
Las cookies, píxeles, identificadores, almacenamiento local y demás tecnologías capaces de recolectar o asociar información personal serán evaluadas dentro de la arquitectura de privacidad cuando corresponda.
QuinConnection no activará herramientas no esenciales de analítica, publicidad comportamental, remarketing, identificación de visitantes, píxeles o tracking de CRM sin realizar previamente una revisión de privacidad y determinar si requieren información o consentimiento adicional.
La información específica sobre estas tecnologías se encontrará en la Política de Cookies y Tecnologías Similares .
Comunicaciones comerciales
Las comunicaciones de marketing se mantendrán separadas de aquellas necesarias para atender solicitudes o desarrollar una relación comercial.
QuinConnection no condicionará la prestación ordinaria de sus servicios a la aceptación de comunicaciones comerciales no necesarias.
Los Titulares podrán retirar su autorización mediante mecanismos sencillos y gratuitos.
Cuando sean aplicables reglas especiales sobre canales, horarios, periodicidad o mecanismos de exclusión, QuinConnection las incorporará a sus procedimientos internos.
Normativa de otras jurisdicciones
QuinConnection desarrolla actualmente su operación principal desde Colombia.
Cuando sus actividades queden sujetas a normas de protección de datos de otras jurisdicciones debido a la forma en que se ofrecen servicios, se captan clientes, se monitorean personas o se realizan tratamientos en otros territorios, QuinConnection evaluará las obligaciones correspondientes.
La expansión comercial hacia nuevos mercados estará sometida a revisión previa de privacidad y no implicará automáticamente reutilizar sin adaptación la arquitectura colombiana.
Responsabilidad demostrada y gestión interna
QuinConnection mantendrá procedimientos administrativos, técnicos y organizativos orientados a demostrar el cumplimiento de esta Política y de las obligaciones que resulten aplicables.
Estos procedimientos podrán abarcar autorizaciones, versiones legales, solicitudes de Titulares, proveedores, tecnologías web, seguridad, incidentes, expansión internacional, conservación, cierre de clientes, CRM, automatizaciones y demás tratamientos relevantes.
La documentación pública será complementada con procedimientos, registros y matrices internas de cumplimiento.
Vigencia de las bases de datos
Las bases de datos de QuinConnection permanecerán vigentes mientras subsista una finalidad legítima, obligación legal o contractual o necesidad probatoria que justifique su existencia, de acuerdo con los criterios de conservación previstos en esta Política.
La vigencia de una base de datos no autoriza a conservar indefinidamente cada registro que forme parte de ella.
Los datos individuales serán sometidos a actualización, restricción, anonimización o supresión cuando dejen de resultar necesarios.
Modificaciones y control de versiones
Cada versión de esta Política contará con número de versión y fecha de entrada en vigencia.
QuinConnection conservará un registro razonable de versiones anteriores para identificar las condiciones aplicables en cada momento.
Los cambios sustanciales serán comunicados mediante mecanismos razonables antes de su implementación.
Cuando un cambio modifique sustancialmente una finalidad previamente autorizada y resulte necesario conforme a la legislación aplicable, QuinConnection solicitará una nueva autorización al Titular.
Consultas y contacto
Para ejercer derechos, presentar solicitudes o formular preguntas relacionadas con esta Política:
- Responsable: Sara Quinchia Hernández — QuinConnection
- Correo: privacy@quinconnection.com
- Teléfono: +57 324 181 2990
- Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
- Sitio web: quinconnection.com
QuinConnection podrá habilitar mecanismos electrónicos adicionales destinados específicamente al ejercicio de derechos de privacidad.
Ejercer mis derechos de privacidad. También puedes escribirnos a privacy@quinconnection.com.
Política de Tratamiento de Datos Personales
Esta Política establece cómo QuinConnection recolecta, utiliza, protege, conserva y gestiona los datos personales, así como los derechos de sus titulares y los mecanismos disponibles para ejercerlos.
Responsable del Tratamiento
El Responsable del Tratamiento de los datos personales es Sara Quinchia Hernández, actuando bajo el nombre comercial QuinConnection.
QuinConnection desarrolla actualmente su operación principal desde Medellín, Antioquia, Colombia, y dispone del correo privacy@quinconnection.com como canal especializado para asuntos relacionados con privacidad y protección de datos personales.
Objeto y alcance
La presente Política establece las reglas aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, consulta, actualización, circulación, transmisión, transferencia, conservación, restricción y supresión de los datos personales tratados por QuinConnection.
Aplica a la información obtenida mediante quinconnection.com, formularios, correo electrónico, canales de mensajería, reuniones, plataformas de agenda, relaciones comerciales, prestación de servicios, herramientas tecnológicas y demás canales legítimamente utilizados por QuinConnection.
Esta Política comprende tratamientos realizados mediante procedimientos manuales, digitales y automatizados.
Definiciones esenciales
Para efectos de esta Política se aplicarán las definiciones establecidas en la legislación colombiana sobre protección de datos personales.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Responsable del Tratamiento: persona que decide sobre la base de datos o sobre el tratamiento realizado.
- Encargado del Tratamiento: persona que realiza tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.
- Transmisión: tratamiento realizado por un Encargado por cuenta del Responsable.
- Transferencia: comunicación de datos a otro Responsable que decide sobre su tratamiento.
Principios aplicables al tratamiento
QuinConnection tratará los datos personales bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
La información será utilizada para finalidades legítimas e informadas, se solicitarán únicamente los datos razonablemente necesarios, su acceso será restringido a quienes deban intervenir legítimamente en el tratamiento y se implementarán medidas razonables para protegerla.
Categorías de datos personales tratados
Dependiendo de la relación que el Titular mantenga con QuinConnection, podrán tratarse las siguientes categorías:
- Datos de identificación básica, como nombre.
- Datos de contacto, como correo electrónico, número telefónico o WhatsApp.
- Información profesional o comercial, como empresa, marca o cargo cuando resulte pertinente.
- Información sobre necesidades, procesos, herramientas, problemas operativos, objetivos o servicios de interés.
- Preferencias de contacto y momento estimado de inicio.
- Información relacionada con propuestas, cotizaciones, reuniones y relaciones precontractuales, contractuales o comerciales.
- Registros de autorizaciones, consentimientos, revocaciones y solicitudes relacionadas con privacidad.
- Información técnica estrictamente necesaria para seguridad, operación o cumplimiento cuando sea efectivamente generada por las herramientas utilizadas.
Fuentes y canales de obtención
Los datos se obtendrán principalmente directamente del Titular cuando este los proporcione voluntariamente a través de los canales habilitados por QuinConnection.
Estos canales pueden incluir formularios disponibles en quinconnection.com, correo electrónico, WhatsApp, plataformas de agenda, reuniones, videollamadas, relaciones comerciales y solicitudes relacionadas con privacidad.
También podrán recibirse datos de terceros cuando estos estén legítimamente autorizados para suministrarlos o exista otro supuesto jurídicamente procedente.
El hecho de que determinada información se encuentre accesible en internet no será interpretado como una autorización general para recolectarla, perfilar personas o utilizarla indiscriminadamente.
Finalidades del Tratamiento
Atención de solicitudes y contacto
- recibir, analizar y responder consultas o solicitudes;
- comunicarse con el Titular mediante el canal correspondiente;
- comprender su contexto, necesidades o situación operativa;
- proporcionar orientación inicial sobre servicios o posibles soluciones.
Gestión precontractual, contractual y comercial
- preparar propuestas, cotizaciones o alcances de servicio;
- gestionar reuniones, negociaciones y conversaciones;
- administrar relaciones con clientes, prospectos, aliados y proveedores;
- prestar servicios y proporcionar soporte;
- mantener documentación razonablemente necesaria de dichas relaciones.
Gestión operativa y administrativa
- organizar información en herramientas internas o CRM;
- mantener registros necesarios para funcionamiento, seguridad y continuidad;
- gestionar proveedores tecnológicos;
- prevenir usos indebidos, incidentes o afectaciones a los sistemas.
Cumplimiento y protección de derechos
- cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales, fiscales o administrativas;
- atender solicitudes relacionadas con protección de datos;
- conservar evidencia de autorizaciones, revocaciones y actuaciones realizadas;
- atender requerimientos de autoridades;
- ejercer o defender derechos.
Marketing y comunicaciones comerciales
Cuando exista la autorización correspondiente, QuinConnection podrá enviar novedades, contenidos, invitaciones, promociones e información sobre sus servicios.
Autorización y prueba del consentimiento
Cuando la autorización sea legalmente necesaria, QuinConnection la solicitará a más tardar al momento de la recolección de los datos, de forma previa, expresa e informada.
La autorización podrá manifestarse mediante medios escritos, electrónicos, digitales, orales o mediante conductas inequívocas que permitan establecer razonablemente la voluntad del Titular.
El silencio, la inacción o las casillas previamente seleccionadas no serán considerados autorización válida.
La aceptación de esta Política no reemplaza por sí sola la autorización requerida para un tratamiento concreto.
QuinConnection conservará evidencia suficiente para establecer, cuando corresponda, quién autorizó, cuándo, mediante qué mecanismo, qué finalidades fueron informadas y qué versión del texto de autorización y de la Política se encontraba vigente.
Casos en los que no se requiere autorización
La autorización no será necesaria únicamente en los casos expresamente previstos por la legislación aplicable.
La existencia de una excepción no elimina los demás principios, obligaciones ni garantías de protección de datos personales.
QuinConnection documentará internamente el fundamento correspondiente cuando un tratamiento no dependa de la autorización del Titular.
Datos sensibles
QuinConnection no solicita ni busca recolectar de forma ordinaria datos personales sensibles para la prestación de sus servicios o la atención de solicitudes comerciales.
Se solicita a los usuarios abstenerse de suministrar este tipo de información mediante formularios, campos abiertos, mensajes, archivos o canales de comunicación cuando no resulte necesaria.
Cuando excepcionalmente resulte necesario tratar datos sensibles, QuinConnection verificará previamente su procedencia jurídica, informará la finalidad específica y, cuando corresponda, solicitará autorización explícita.
QuinConnection no condicionará injustificadamente el acceso a servicios ordinarios al suministro de datos sensibles que no resulten necesarios.
Datos de niños, niñas y adolescentes
Los servicios de QuinConnection no están dirigidos específicamente a personas menores de dieciocho (18) años y QuinConnection no busca recolectar intencionalmente sus datos personales mediante sus canales ordinarios.
Si se identifica información de un menor cuya conservación no esté justificada por una finalidad legítima, QuinConnection evaluará las medidas apropiadas para restringirla o eliminarla.
Cuando excepcionalmente resulte necesario tratar datos de menores, se aplicará un estándar reforzado de protección, respetando su interés superior, derechos fundamentales y derecho a ser escuchado de acuerdo con su madurez y capacidad de comprensión.
Derechos de los Titulares
Los Titulares podrán, en los términos de la legislación aplicable:
- conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos;
- solicitar prueba de la autorización cuando corresponda;
- ser informados sobre el uso dado a sus datos;
- formular consultas y reclamos;
- solicitar la supresión de información cuando proceda;
- revocar autorizaciones cuando sea jurídicamente posible;
- acceder gratuitamente a sus datos en los términos legales;
- presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente ante QuinConnection cuando dicho requisito sea aplicable.
Persona responsable de la gestión de privacidad
Mientras QuinConnection opere bajo la responsabilidad directa de Sara Quinchia Hernández, ella coordinará la aplicación de esta Política y la gestión de solicitudes relacionadas con privacidad.
El canal oficial principal será:
QuinConnection podrá habilitar adicionalmente formularios u otros mecanismos electrónicos para facilitar el ejercicio de derechos y conservar evidencia de su recepción y trámite.
Procedimiento para ejercer los derechos
El Titular, sus causahabientes, representantes, apoderados o las personas legalmente legitimadas podrán presentar consultas o reclamos relacionados con sus datos personales.
La solicitud deberá contener información suficiente para identificar al Titular y describir claramente lo solicitado. QuinConnection podrá requerir únicamente la información adicional razonablemente necesaria para verificar identidad o legitimación.
Consultas
Las consultas serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.
Cuando no resulte posible atenderlas dentro de ese término, QuinConnection informará al interesado las razones de la demora y la nueva fecha de respuesta. El término adicional no podrá superar cinco (5) días hábiles.
Reclamos
Las solicitudes relacionadas con corrección, actualización, rectificación, supresión, revocación o posible incumplimiento se tramitarán como reclamos.
Cuando un reclamo esté incompleto, QuinConnection podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que complete la información necesaria.
Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se aporte la información solicitada, se entenderá desistido el reclamo.
Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, deberá trasladarlo a quien corresponda dentro de un máximo de dos (2) días hábiles e informar al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo se incorporará, cuando corresponda, la indicación “reclamo en trámite” dentro de un término máximo de dos días hábiles y se mantendrá hasta la decisión.
El reclamo será atendido dentro de un máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción completa.
Cuando no resulte posible resolverlo dentro del término inicial, se informarán las razones y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
Revocación de autorización y supresión
El Titular podrá solicitar la revocación de una autorización o la supresión de sus datos cuando resulte jurídicamente procedente.
Estas solicitudes no implicarán necesariamente la eliminación inmediata de toda información cuando exista una obligación legal o contractual de conservarla o cuando resulte necesario mantener evidencia para acreditar autorizaciones, actuaciones, responsabilidades o defender derechos.
En esos casos, la información será restringida a las finalidades que justifiquen su conservación y no será reutilizada para propósitos incompatibles.
Tratamientos manuales y automatizados
Los datos podrán ser tratados mediante procedimientos manuales y mediante sistemas informáticos, formularios, correo electrónico, CRM, automatizaciones y demás herramientas tecnológicas legítimamente adoptadas por QuinConnection.
La incorporación de una nueva tecnología no ampliará automáticamente las finalidades informadas al Titular.
Cuando una herramienta modifique materialmente el tratamiento realizado, QuinConnection efectuará una revisión previa de privacidad y actualizará las políticas, avisos, autorizaciones y registros que correspondan.
Proveedores y Encargados del Tratamiento
QuinConnection podrá utilizar proveedores relacionados con alojamiento web, correo electrónico, formularios, infraestructura, agenda, CRM, automatización, comunicaciones y otras funciones necesarias para su operación.
Cuando un proveedor trate datos personales por cuenta y bajo las instrucciones de QuinConnection, será gestionado como Encargado del Tratamiento cuando jurídicamente corresponda.
QuinConnection evaluará razonablemente las condiciones de privacidad, confidencialidad y seguridad de los proveedores que intervengan en tratamientos de datos y establecerá las condiciones contractuales aplicables cuando resulten necesarias.
Actualmente pueden intervenir, dependiendo del canal utilizado, servicios como Hostinger para infraestructura y correo; WordPress y Fluent Forms para la operación del sitio y formularios; Calendly para solicitudes de agenda; y WhatsApp/Meta cuando el Titular elija dicho canal.
La incorporación futura de CRM, marketing, automatización, inteligencia artificial u otras plataformas estará sometida a revisión previa.
Transmisiones y transferencias
Cuando un proveedor trate información por cuenta y bajo las instrucciones de QuinConnection podrá existir una transmisión nacional o internacional, según corresponda.
Cuando los datos sean comunicados a un tercero que determine de manera independiente las finalidades y medios del tratamiento, QuinConnection analizará si existe una transferencia de datos y verificará las condiciones jurídicas aplicables.
Cuando exista tratamiento fuera de Colombia, QuinConnection evaluará previamente la naturaleza de la operación, proveedor, países relevantes, medidas contractuales, seguridad y demás garantías aplicables.
Servicios y enlaces de terceros
El sitio y los canales de QuinConnection pueden contener enlaces o accesos a servicios prestados por terceros.
Cuando el Titular decida utilizar voluntariamente una plataforma externa, el tratamiento realizado independientemente por dicho tercero estará sujeto también a sus términos y políticas.
Esta circunstancia no elimina las responsabilidades que correspondan a QuinConnection respecto de los datos que trate directamente o mediante Encargados.
Seguridad de la información
QuinConnection adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizativas razonables y proporcionales para proteger los datos personales frente a pérdida, adulteración, acceso, consulta, uso o divulgación no autorizada o fraudulenta.
Estas medidas podrán incluir gestión de credenciales, restricciones de acceso, actualización de sistemas, copias de seguridad, controles de permisos, protección de cuentas, evaluación de proveedores y revisión periódica de herramientas.
Las medidas serán revisadas conforme evolucionen los riesgos, la operación de QuinConnection y las tecnologías utilizadas.
Incidentes de seguridad
Cuando QuinConnection tenga conocimiento de un incidente que pueda comprometer datos personales, evaluará su alcance, adoptará medidas razonables de contención y corrección y conservará evidencia de las actuaciones realizadas.
Asimismo, realizará las comunicaciones o reportes a autoridades o Titulares que resulten legalmente exigibles según la naturaleza del incidente.
Conservación, retención y eliminación
Los datos serán tratados únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades correspondientes y las obligaciones administrativas, contables, fiscales, contractuales, jurídicas o probatorias aplicables.
Cuando la información deje de ser necesaria y no exista una obligación que justifique su conservación, será suprimida, anonimizada o sometida a restricciones de uso según corresponda.
| Información | Criterio ordinario de conservación |
|---|---|
| Contactos y prospectos no convertidos | Hasta 24 meses desde la última interacción sustantiva, salvo solicitud previa de supresión o justificación legítima de otro período. |
| Marketing autorizado | Mientras permanezca vigente la autorización. Los contactos sin interacción durante 24 meses serán objeto de revisión. |
| Clientes y relaciones comerciales | Durante la relación y posteriormente durante los períodos legales, fiscales, contables, contractuales o probatorios correspondientes. |
| Proveedores y aliados | Durante la relación y el período posteriormente necesario para obligaciones contractuales, fiscales, contables o probatorias. |
| Consentimientos, revocaciones y solicitudes de privacidad | Durante el tratamiento relacionado y por el tiempo posteriormente necesario para demostrar cumplimiento o atender responsabilidades. |
Cierre de relaciones con clientes
La terminación de una relación comercial no implica automáticamente la eliminación de todos los registros ni autoriza su conservación indefinida.
Al cerrar una relación, QuinConnection revisará la documentación contractual y económica, comprobantes, entregables, comunicaciones relevantes, archivos operativos, accesos, credenciales, autorizaciones e información de marketing.
Las credenciales o accesos que ya no resulten necesarios serán revocados, eliminados o transferidos de forma apropiada.
Los registros conservados por obligaciones legales, fiscales, contables, contractuales o probatorias no serán reutilizados para finalidades incompatibles.
Cookies y tecnologías similares
QuinConnection procura utilizar únicamente las tecnologías necesarias para el funcionamiento, seguridad y prestación adecuada de sus servicios digitales.
Las cookies, píxeles, identificadores, almacenamiento local y demás tecnologías capaces de recolectar o asociar información personal serán evaluadas dentro de la arquitectura de privacidad cuando corresponda.
QuinConnection no activará herramientas no esenciales de analítica, publicidad comportamental, remarketing, identificación de visitantes, píxeles o tracking de CRM sin realizar previamente una revisión de privacidad y determinar si requieren información o consentimiento adicional.
La información específica sobre estas tecnologías se encontrará en la Política de Cookies y Tecnologías Similares .
Comunicaciones comerciales
Las comunicaciones de marketing se mantendrán separadas de aquellas necesarias para atender solicitudes o desarrollar una relación comercial.
QuinConnection no condicionará la prestación ordinaria de sus servicios a la aceptación de comunicaciones comerciales no necesarias.
Los Titulares podrán retirar su autorización mediante mecanismos sencillos y gratuitos.
Cuando sean aplicables reglas especiales sobre canales, horarios, periodicidad o mecanismos de exclusión, QuinConnection las incorporará a sus procedimientos internos.
Normativa de otras jurisdicciones
QuinConnection desarrolla actualmente su operación principal desde Colombia.
Cuando sus actividades queden sujetas a normas de protección de datos de otras jurisdicciones debido a la forma en que se ofrecen servicios, se captan clientes, se monitorean personas o se realizan tratamientos en otros territorios, QuinConnection evaluará las obligaciones correspondientes.
La expansión comercial hacia nuevos mercados estará sometida a revisión previa de privacidad y no implicará automáticamente reutilizar sin adaptación la arquitectura colombiana.
Responsabilidad demostrada y gestión interna
QuinConnection mantendrá procedimientos administrativos, técnicos y organizativos orientados a demostrar el cumplimiento de esta Política y de las obligaciones que resulten aplicables.
Estos procedimientos podrán abarcar autorizaciones, versiones legales, solicitudes de Titulares, proveedores, tecnologías web, seguridad, incidentes, expansión internacional, conservación, cierre de clientes, CRM, automatizaciones y demás tratamientos relevantes.
La documentación pública será complementada con procedimientos, registros y matrices internas de cumplimiento.
Vigencia de las bases de datos
Las bases de datos de QuinConnection permanecerán vigentes mientras subsista una finalidad legítima, obligación legal o contractual o necesidad probatoria que justifique su existencia, de acuerdo con los criterios de conservación previstos en esta Política.
La vigencia de una base de datos no autoriza a conservar indefinidamente cada registro que forme parte de ella.
Los datos individuales serán sometidos a actualización, restricción, anonimización o supresión cuando dejen de resultar necesarios.
Modificaciones y control de versiones
Cada versión de esta Política contará con número de versión y fecha de entrada en vigencia.
QuinConnection conservará un registro razonable de versiones anteriores para identificar las condiciones aplicables en cada momento.
Los cambios sustanciales serán comunicados mediante mecanismos razonables antes de su implementación.
Cuando un cambio modifique sustancialmente una finalidad previamente autorizada y resulte necesario conforme a la legislación aplicable, QuinConnection solicitará una nueva autorización al Titular.
Consultas y contacto
Para ejercer derechos, presentar solicitudes o formular preguntas relacionadas con esta Política:
- Responsable: Sara Quinchia Hernández — QuinConnection
- Correo: privacy@quinconnection.com
- Teléfono: +57 324 181 2990
- Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
- Sitio web: quinconnection.com
QuinConnection podrá habilitar mecanismos electrónicos adicionales destinados específicamente al ejercicio de derechos de privacidad.
Ejercer mis derechos de privacidad. También puedes escribirnos a privacy@quinconnection.com.